פרדוקס טנטלוס מתייחס למצב בו מנהל מוקף במערכות מידע המציפות אותו בנתונים רבים אודות ארגונו, מחד גיסא ומאידך גיסא, אינו מקבל את המידע הנדרש באותו הרגע לצורך קבלת החלטות. תופעה זו גורמת, לא פעם, לתסכול בקרב מנהלי הארגון ומטרידה את מנהלי מערכות המידע.

טנטלוס הינו דמות במיתולוגיה היוונית שנענש ע"י האלים. עונשו היה לעמוד באגם מים מתוקים ומעליו ענפי עץ פרי. בכל פעם שניסה ללגום ממי האגם, המים נסוגו ובכל פעם שניסה לאכול מפירות העץ, הענפים חמקו מידיו. כך נגזר על טנטלוס להיות מוקף בשפעת הארץ אולם ללא יכולת להרוות את צימאונו ולהשביע את רעבו.

בדומה לטנטלוס, המנהל אינו יכול להתנחם בכמות המידע המקיף אותו כאשר פיסת המידע לה הוא נדרש חסרה. אדרבא, כמות הנתונים הזמינים למנהל במגוון רחב של נושאים רק מעצימה את תחושת התסכול הנובעת מההעדר המידע הספציפי.  בתקופתנו המידע הפך למוצר צריכה (Commodity) הזמין לכל בשפע. בחיינו הפרטיים, המידע הפך זמין בעיקר באמצעות האינטרנט ובחיינו העסקיים, באמצעות מערכות ה-BI שנוכחות בכמעט כל הארגונים בתצורה כזו או אחרת. רוב בני האדם (ורוב מנהלי הארגונים משתייכים לקבוצת יונקים זו) מקבלים בהבנה מחסור במשאב נדיר חשוב ככל שיהיה, אולם אינם מוכנים לקבל מחסור במוצר צריכה שאליו התרגלו. העדר מידע נתפס כיום כתקלה בשירותים הבסיסיים ביותר.

גורם נוסף המחזק את תסכול המנהל הוא גובה ההשקעה שנדרשה על מנת להביא את הארגון למצב זה. הארגון השקיע משאבים לא מבוטלים על מנת להקים תשתית BI שתהפוך את המידע לזמין. הקמת תשתית ה-BI לוותה בהבטחות רבות וביניהן להפוך את המידע העסקי לזמין, אמין ועקבי. ככל שהמנהל יחווה את פרדוקס טנטלוס בתדירות גבוהה יותר כך תגבר תחושתו שההשקעה ב-BI איננה כדאית. במקרה הטוב המנהל עלול להגיע למסקנה הבלתי נמנעת שיישום ה-BI בארגונו נכשל ובמקרה הגרוע המנהל יאבד כליל את אמונו ב-BI כתפיסה.

אם כן, מהם הגורמים לפרדוקס טנטלוס וכיצד ניתן למנוע מצב זה?
בפתח ספרו "אנה קארנינה" קובע טולסטוי ש"כל המשפחות המאושרות דומות זו לזו. אך המשפחות האומללות – אומללות הן כל אחת על פי דרכה".  בדומה לקביעה זו ניתן לומר שגם הגורמים לפרדוקס טנטלוס הינם שונים ומגוונים, כמעט כמספר הארגונים החווים את המצב. אך קיימת דרך אחת שיישומה תאפשר לצמצמם את התופעה למינימום.

על מנת ליישם מערך BI החסין ככל הניתן מפרדוקס טנטלוס עלינו להקפיד על מספר כללים.

תיחום (Scope)
מערך BI, הבנוי נכון, מספק את "מערכת העצבים" של הארגון ליישום האסטרטגיה העסקית. ה-BI מאפשר לכל דרגי הניהול להבין ולקבל הנחיות להתקדמות בכיוון הנכון בהתאם לאסטרטגיה העסקית. ה-BI גם משקף את מידת היעילות של הצעדים שהארגון נקט להגשמת האסטרטגיה העסקית. מערך ה-BI הינו למעשה ייצוג טכנולוגי של החזון העסקי. לכן, ברור שהצעד הראשון הינו להבין מה היא האסטרטגיה העסקית. רק לאחר שהגענו להבנה זו (שלעיתים אינה פשוטה כלל וכלל) אנו יכולים להחליט לגבי תכולת ה-BI ולתחם את ה-BI בהתאם.
שלב זה בא לוודא שנוכל לספק את המידע המעניין את המנהלים.

מיקוד (Focus)
לאחר שהבנו את האסטרטגיה העסקית אנו נדרשים לכמת את אופן המדידה או במילים פשוטות יותר, להחליט מהם המדדים הרלוונטיים. דבר אחד הוא להבין מהי האסטרטגיה ודבר שונה לחלוטין הוא היכולת לבצע מדידה המשרתת את האסטרטגיה. ככל שנדבר עם יותר מנהלים בארגון כך נצבור כמות הולכת וגדלה של מדדים אפשריים. כל המדדים מעניינים וכל המדדים הוגדרו לאחר מחשבה. אולם השאלה היחידה שאנו צריכים לשאול את עצמנו בשלב זה, היא, האם המדד תורם להשגת האסטרטגיה העסקית. נתפלא לראות כמה מהמדדים המוצעים אינם קשורים לאסטרטגיה כפי שהמנהלים הבכירים מבינים אותה. למעשה מדדים אלו מייצגים את מידת ההתבדרות של יישום האסטרטגיה ככל שאנו מתרחקים מההנהלה הבכירה. אנו חייבים להתמקד רק במדדים שתורמים ולו באופן עקיף להגשמת האסטרטגיה העסקית. ניפוי המדדים גורר בדרך כלל התנגדות חריפה שכן נראה לחלק מהמעורבים שמידע קריטי נגרע.
שלב זה בא למנוע מה-BI להציף את המנהלים במידע מיותר.

כיוון (Direction)
לא מעט פרויקטי BI מתחילים את חייהם על ידי ההחלטה לייצג בדרך נוחה את המידע הטמון במערכות התפעוליות. דרך זו היא הדרך הבטוחה להציף מידע מיותר ולהחסיר מידע חשוב. על מנת להשיג BI מקיף אך ממוקד אנו צריכים להתחיל את תהליך היישום מהבנה של ההנהלה הבכירה ביותר. באופן טבעי, ככל שנרד בדרג הניהולי אנו נהיה עדים לתהליך של התרחבות "משפך המידע". מגוון המדדים יהיה רב יותר ועומק הפירוט הנדרש יהיה גדול יותר.
הפיתוי להתחיל את תהליך בניית ה-BI מרמת הנתונים כלפי מעלה הוא רב ביותר. ראשית, המאמץ הנדרש בגישה זו קטן באופן משמעותי מגישת ה-Top Down. ניתן לבצע את הקמת ה-BI מבלי לערב את המנהלים הבכירים ביותר ולהסתפק במעורבות מוגבלת של מנהלי דרג ביניים. באופן כזה, הקמת ה-BI נכלל באופן טבעי ב-Set of Skills של גוף ה-IT ונובעת מתוך מערכות המחשוב המוכרות היטב. יתרון נוסף שמטה את הכף לכיוון זה, הוא הרצון למזער סיכונים. לא ליצור ציפיות גרנדיוזיות בקרב ההנהלה, אלא, לנקוט בגישה של "להגיע קטן ולצאת גדול".
מדובר ביתרונות שלא ניתן להמעיט בערכם ולכן אין לפסול על הסף גישה זו. אולם, חשוב לזכור שרק על ידי כך שנתחיל את מידול ה-BI מההבנה של האסטרטגיה (ולכן מהבנה של דרג הניהול הבכיר ביותר) נוכל להבטיח שה-BI ייתן מענה מתאים לאסטרטגית הארגון ולמנוע את פרדוקס טנטלוס.