חתול תעלול ופרויקט ה-BI

Eyal Baschלפני מספר ערבים קראתי עם ילדי את אחד הספרים האהובים עליהם "חתול תעלול חוזר" מאת ד"ר סוס בתרגומה הנפלא של לאה נאור. בשעה שקראתי, בפעם המי יודע כמה, את רצף ה"אסונות" הסוחף לקול צחוקם של ילדי, חלק אחר ממני היה עסוק בתגלית המפתיעה שהאירועים המתוארים בסיפור מזכירים לי לא מעט פרויקטי BI שהתבקשתי לחלץ במרוצת השנים.

למי שאינו מכיר מדובר בספר ההמשך ל"חתול תעלול". חתול תעלול מזמין את עצמו לביתם של טלי ואחיה. הוא טובל באמבטיה תוך אכילת עוגה, אלא שזו משאירה אחריה לכלוך לאחר הרחצה. חתול תעלול לוקח על עצמו לנקות את הכתם ומכאן המצב מדרדר במהירות. בשלב זה מתוארת סדרת צעדים מקוריים שחתול תעלול נוקט בכדי לנקות את הלכלוך, אלא שכל צעד מחמיר את המצב. החתולים שמגיעים לעזור אף הם מסבכים את המצב עד שבסופו של דבר החתול האחרון והקטן מכולם (חתול ת') שולף מכובעו את ה"בום" שמסדיר את הכול באופן פלאי.

בדומה להשתלשלות האירועים בספר, גם פרויקטי BI אלו החלו באופטימיות של הצדדים המעורבים. החברה המיישמת הצהירה שביצעה כבר אין ספור פרויקטים מסוג זה בדיוק. בנוסף לכך, ברשותם מתודולוגיה ייחודית (שגם נושאת ראשי תיבות באנגלית שבמקרה ממוזל במיוחד מצטרפות לכדי מילה בעלת משמעות חיובית). מתודולוגיה זו מבטיחה שהצוות כולו יעבוד על פי ניסיון רב השנים שנצבר בחברה ועל פי Best Practices של מובילי הענף בעולם.

"אל תדאג לעיגול,"
אמר החתול.
"חתולים יכולים
לנקות עיגולים".

אלא, שעם התחלת הפרויקט מסתבר שהיישום מתנהל קצת אחרת מהמקווה. הצוות קצת פחות מנוסה וקצת יותר מתקשה. ברור לכולם שזה לא יהיה פשוט אבל בסופו של דבר מה שחשוב זו התוצאה הסופית.

"במה הוא ניקה?
הוא בחר לו שמלה.
השמלה של אמא
התקלקלה."

בפגישת הסטאטוס הלקוח מעלה את דאגתו לגבי אופן מימוש הפרויקט. בתגובה מנהל הפרויקט מטעם החברה המיישמת מרגיע את הלקוח בציינו שזו התנהלות טבעית בפרויקטים מסוג זה. הוא מוסיף שבכל פרויקט ישנן מהמורות ושצוות הפרויקט יודע כיצד להתמודד עם קשיים אלו. הוא מסיים בכך שבפרויקט המוצלח, שהוצג בשלב המכירה, הקשיים היו דומים ואף רבים יותר והתוצאה כאמור מעולה.

החתול רק צחק:
"לא זה לא מסובך,
כתמים מורידים משמלות
הינה כך!"

"זה קל," הוא אמר,
"תנו לי להסביר.
כתמים מורידים משמלות
עם הקיר!"

הפרויקט ממשיך והצוות נתקל באתגרים חדשים. בשלב זה מנהל הפרויקט מכיר בעובדה שמדובר בפרויקט סבוך משסברו בתחילה. הוא מציין שעכשיו כאשר הם מכירים את פעילות הלקוח על בוריה הם מבינים עד כמה התהליך מורכב.
כדי לסנכרן את כל המעורבים בפרויקט ולמנוע מהפרויקט להתבדר מכינים רשימת Action Items, רשימת הנושאים בהם צריך לטפל כדי להגיע לסיום המוצלח של הפרויקט. לכל נושא מצוין אחראי, לו"ז לפתרון וסטאטוס. בכל פגישת סטאטוס עוברים על הנושאים שנפתרו וסוקרים את הנושאים החדשים שנוצרו. נראה שאין נושא שנסגר מבלי שנושא אחר נוצר.

"כתמים על קירות
זה יורד אחת שתים,
כל מה שצריך
זה רק זוג נעלים"

"הנעלים שלו
יהיו בלי סימן,
כל מה שצריך
זה שטיח קטן"

"כתמים על שטיחים
לא יפחידו אותי.
כתמים זה משחק
לחתול שכמותי!"

הפרויקט מתנהל כמירוץ קדחני ונראה שמהתכנון המקורי לא נותר זכר. הלקוח מחליט להחזיר שליטה ומבקש לייצר רשימה סופית של הנושאים לטיפול. כמו כן, מבקש הלקוח לעדכן את גאנט הפרויקט כך שיתאר את תכנון הפרויקט העדכני.
הלקוח מזהיר כי לא תתאפשר כל חריגה מהלו"ז המעודכן ומדגיש שלעומת התכנון המקורי, התכנון המעודכן בוצע כאשר כל הפרטים ידועים.
בתגובה מנהל הפרויקט מרגיע כי הפרויקט מנוהל באופן שוטף על פי תכנית מעודכנת אף אם זו לא נדונה בישיבות הסטאטוס והוא ישמח להציגה. הוא מוסיף שנראה כי רשימת הנושאים מתכנסת ולא צפויות הפתעות נוספות.
זמן לא רב לאחר מכן מוטלת הפצצה.  הפתעה.
בעיה חדשה, חמורה באופייה התגלתה זה עתה. בעיה שבמידה ולא תיפתר תמנע יישום מוצלח של הפרויקט. ולא רק זאת, מוסכם שבעיה זו איננה נכללת במסגרת הפרויקט ובאחריות הלקוח לתקנה.
אולם, לא אלמן ישראל. מנהל הפרויקט מציין כי באפשרותו להביא כוח אדם נוסף המתמחה בפתרון בעיות מסוג זה. לא רק זאת, מדובר באדם שמנהל הפרויקט ערב לו באופן אישי.

הוא רץ ישר
לחדר השנה,
"טוב שיש פה," אמר,
"מיטה נכונה."

החתול השתתק
והביט במיטה.
"זאת איננה המיטה הנכונה,"
הוא ענה.
"מיטה משונה שכזאת,"
הוא אמר,
"קשה לנקות,
ולבד אי-אפשר."

"טוב שיש לי עוזר,
הוא תמיד אצלי,
הבאתי אותו
בכובע שלי.
מזל שהוא בא
בכבודו ובעצמו
הוא עוזר מצוין.
חתול א' שמו."

לאחר לא מעט תלאות ולא מעט אנשי צוות נוספים שבאו והלכו, הפרויקט מגיע לישורת הסופית. בדיקות לפני מסירה.
אלא שאז מסתבר שהישורת אינה כה סופית וגם לא חסרת מהמורות.
רמז ראשון לכך מתגלה כאשר נמצא מספר קטן של נתונים במערכת ה-BI שאינם תואמים את נתוני המערכות התפעוליות. בתחילה נראה כי נושא זה יבוא לפתרונו בתוך ימים ספורים, הרי אין מערכת המיושמת ללא באג אחד או שניים.  אולם, ככל שהבדיקות מתרחבות מספר הבעיות עולה אף הוא.
בשלב זה מתגלה כמעט במקרה בעיה חמורה אף יותר. הלקוח, למרות הבעייתיות של הנתונים, מבקש לראות הדגמה של ממשקי המערכת למספר שאלות עסקיות. ההדגמה ממחישה כי המודל תומך בנושאים אלו חלקית. המשבר מגיע לשיא ובפעם הראשונה מדובר על כשלון הפרויקט. האשמות מוטחות וכל אחד מהצדדים נובר במסמכי האפיון והעבודה על מנת להצדיק את עמדתו. אולם דבר אחד ברור, המערכת אינה יכולה לעלות לאוויר ללא שינויים משמעותיים.
בלית ברירה וכצעד אחרון מוסכם לפנות לגוף מומחה חיצוני שיתערב וייבצע את השינויים הנדרשים על מנת "להבריא" את המערכת.

"חתול ת' כה קטן
שאותו לא תראו.
אך אם מישהו ינקה את הכתם
זה הוא"

"על הראש יש לו בום.
בום זה משהו מוזר,
אף פעם לא ראיתם
כזה מין דבר,
אבל בום מנקה את הכל
נהדר."

ואז הבום
התפוצץ ככה: בום!
יו, וגם אוי ואבוי! איזה בום!

רק אל תשאלו אותי מה זה בום.
לא ראיתי אותו. לא יודע מי הוא.
אבל
הוא ניקה את השלג ההוא.

הפרויקט עולה לאוויר ונוחל הצלחה. את אנחת הרווחה ניתן לשמוע ממרחקים.
במהרה הקשיים נשכחים וכולם עסוקים בטפיחה עצמית על השכם.
מנהל הפרויקט ממהר לנצל את יחסי הקרבה שנוצרו בינו לבין הלקוח בניסיון לקדם המשך פעילות.

אז אם פעם יהיה לכם כתם,
או כמה כתמים,
קראו לי,
אשמח לחזור לפעמים…

הלקוח מצידו מתכנן להזמין את חתול ת'.